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Entscheidungsprozesse bei Testbirds: “Niemand ist so klug wie alle zusammen”

Dieser Satz von Laloux bringt mit 7 Wörtern auf den Punkt, wofür Testbirds steht und wie Testbirds funktioniert. Auf der einen Seite natürlich unser Service: Crowdtesting kann nur durch die kollektive Testkraft der Crowd funktionieren. Darum soll es in diesem Blog-Artikel jedoch gar nicht gehen. Auf der anderen Seite handeln wir auch intern nach diesen 7 Wörtern und haben eine Organisationsstruktur aufgebaut, in der die Entscheidungsmacht außerhalb von Hierarchien verteilt ist – und zwar auf die Mitarbeiter, die am meisten von einer Entscheidung betroffen sind und auf diejenigen, die am meisten Ahnung von dem jeweiligen Thema haben. Denn dieser Personenkreis ist klüger als ein einzelner Vorgesetzter. So geht Selbstorganisation, so sind wir agil.  

Kathrin Doering, VP HR bei Testbirds, hat genau zu diesem Thema ein Kapitel für das Buch „Agilität in Unternehmen“ geschrieben, das gerade vom Springerverlag veröffentlicht wurde. Darin geht es um die Komplexität von Entscheidungssituationen, die Vorteile von Strukturen der Selbstorganisation und um Entscheidungsprinzipien und -prozesse in agilen Organisationen. Wie wir bei Testbirds Entscheidungen treffen, ist ein perfektes Beispiel für diesen theoretischen Rahmen und wird in diesem Blog-Artikel zusammenfassend erläutert. Darüber hinaus kann das Buchkapitel von Kathrin unter folgendem Link als E-Book heruntergeladen werden. 

By the way: the book chapter is in german, but this blog article is also available in english. Click here!

Um welche Entscheidungen geht es eigentlich?

In der agilen Umwelt, in der wir leben und arbeiten, treffen wir auf viele Entscheidungen, deren Konsequenzen nicht durch lineare Wirkzusammenhänge vorhersagbar sind. Der gleiche Input kann dabei durch nicht darstell- und durchschaubare Mechanismen auf die Auswirkungen der Entscheidung zu unterschiedlichen Outputs führen. In solchen Fällen müssen Entscheidungen unter Unsicherheit getroffen werden, da nicht alle Parameter bekannt sind. Entscheidungsprozesse helfen hier, möglichst viele Sichtweisen zu integrieren und dadurch die Risiken von rein hierarchischen Entscheidungen zu minimieren. 

Wie wir es bei Testbirds nicht machen: Risiken hierarchischer Entscheidungen

Ein/e Mitarbeiter/in steht vor einem Problem und möchte eine Lösung finden. In einer klassischen Linienorganisation würde in diesem Fall der/die Vorgesetzte zur Entscheidungsfindung konsultiert werden, evtl. müssen auch weitere Hierarchien involviert werden, bis es eine Entscheidung gibt. Am Ende hat man viel erklärt, diskutiert und es wird eine Entscheidung gefällt von Personen, die zwar die Entscheidungsmacht haben, aber im Detail gar nicht vom ursprünglichen Problem betroffen sind.  

Die Nachteile dieser Entscheidungsvariante sind klar:
  1. Zeitverlust
  2. Informationsverlust 
  3. Mangelnde Akzeptanz der Entscheidung 
  4. Qualitätsverlust der Entscheidung 
  5. Aus 1.- 4. folgt: Frustration der Mitarbeiter, die die Entscheidung umsetzen müssen 
  6. Aus 5. folgt: Verhinderung eines kontinuierlichen Innovations- und Verbesserungsprozesses

Wie wir bei Testbirds Entscheidungen treffen: Entscheidungsprozesse in selbstorganisierten Unternehmen

Steht ein/e Mitarbeiter/in vor einem Problem, muss erst einmal festgestellt werden, ob der/die Problemsteller/in auch für die Entscheidungsfindung verantwortlich sein sollte. Folgende Fragen können bei der Findung helfen: 

  1. Liegt der Entscheidungsgegenstand im Verantwortungsbereich des/der Problemstellers/stellerin?
  2. Hat er/sie die meisten relevanten Informationen über das Problem?

Dann geht es darum, welches Entscheidungsinstrument gewählt werden soll. Bei Testbirds gibt es mehrere Möglichkeiten eine Entscheidung herbeizuführen.  

Einfache Entscheidung

Hierbei handelt es sich oftmals um Alltagsentscheidungen, die wiederkehrend sind und effizient getroffen werden sollen. Wenn die obengenannten Fragestellungen mit “Ja” beantwortet werden können, trifft der/die Problemsteller/in eine einfache Entscheidung aufgrund aller relevanter Informationen oder erarbeitet einen Entscheidungsvorschlag und es wird gemeinsam entscheiden. Die Konsequenzen der Entscheidung sind eher gering bzw. könnten auch einfach wieder rückgängig gemacht werden.  

Beratungsprozess

Bei komplexeren Entscheidungen bietet der Beratungsprozess eine strukturierte Grundlage zur Entscheidungsfindung. Meist liegt hierbei dem/der Problemsteller/in nicht die meiste relevante Information vor und er/sie muss die Perspektive von Experten und von den betroffenen Personen einholen. Dann wird je nach Größe des Problems mittels persönlicher Gespräche, digitaler Kommunikation, Workshops oder der Gründung einer “Task Force” ein Entscheidungsvorschlag entwickelt. Die endgültige Entscheidung wird dann entweder durch eine Konsens- oder Konsententscheidung getroffen (ja richtig: ein kleiner Buchstabe macht den Unterschied 😉) 

Konsensentscheidung

Alle sind dafür!
Die Entscheidung wird einvernehmlich getroffen und jede/r in der Gruppe ist einverstanden den Entscheidungsvorschlag durchzuführen. Dies kann meist nur bei simplen Entscheidungssituationen eingesetzt werden bzw. dann, wenn der Entscheidungsvorschlag sehr gut ausgearbeitet ist und alle Eventualitäten miteinbezieht. Eine Konsensentscheidung wird bei Testbirds aufgrund der Einschränkungen zwar selten, aber wann immer möglich angewendet. 

Konsententscheidung

Keiner ist stark dagegen! 
Die Entscheidung kann nicht einstimmig getroffen werden, es liegt jedoch niemand ein hartes Veto ein. Dies kann erreicht werden durch einen iterativen Optimierungsprozess des Entscheidungsvorschlages. Alle starken Einwände werden zunächst berücksichtigt und der Entscheidungsvorschlag wird dahingehend angepasst. Am Ende wird eine Entscheidung getroffen, obwohl einige vielleicht nicht komplett damit einverstanden sind, jedoch aber auch nicht komplett dagegen sind. Es kann natürlich auch sein, dass durch ein Veto erst zu einem späteren Zeitpunkt eine Entscheidung oder gar keine Entscheidung herbeigeführt werden kann. Es gilt: Eine nicht perfekte Entscheidung zu treffen ist meistens besser als gar keine Entscheidung zu treffen. Wenn es dann doch harte Vetos bis zum Schluss gibt, kann das Ergebnis auch sein, dass keine Entscheidung die bessere Entscheidung ist. 

Für diese Form der Entscheidungsfindung ist es wichtig eine/n Moderator/in zu ernennen, der alle Beteiligten durch den Prozess führt. Bei Testbirds kann jede/r Mitarbeiter/in so eine Rolle einnehmen und wird mit entsprechenden Trainings dahingehend ausgebildet. 

Entscheidungsprozesse bei Testbirds: Was funktioniert gut, was nicht

Durch eine so präzise Definition von Entscheidungsprozessen haben wir es bei Testbirds geschafft, die Entscheidungsmacht transparenter im Unternehmen zu verteilen. Alle Mitarbeiter/innen arbeiten selbstständig an kleinen und großen Problemlösungen und damit auch an unserer strategischen Ausrichtung. Durch den Beratungsprozess findet auch mehr Vernetzung zwischen den Abteilungen statt und man lernt immer wieder dazu.  

Natürlich ist die Vielzahl an verschiedenen Prozessen nicht einfach zu verstehen, daher gibt es bei Testbirds Trainings und Weiterbildungsmöglichkeiten, um die Entscheidungsfindungs-Tools noch besser in den Arbeitsalltag und die gelebte Organisationskultur zu integrieren. Wir sind uns bewusst, dass wir auf dem Weg zur agilen Organisation noch lange nicht am Ziel sind und arbeiten zusammen stetig auch an der Optimierung unserer Entscheidungsprozesse. Je mehr Mitarbeiter/innen in das Design der Organisation integriert sind, desto besser wird sie, weil niemand alleine so klug ist, wie wir alle zusammen. 




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